Assistenz für das Vorstandsbüro (all genders)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Assistenz für das Vorstandsbüro der Dekanin (all genders)

Werden Sie Teil unseres engagierten Teams im Dekanat der Medizinischen Fakultät und unterstützen Sie die Dekanin als Assistenz. In dieser verantwortungsvollen Rolle erhalten Sie vielfältige Einblicke und wirken an zentralen organisatorischen und administrativen Aufgaben mit.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

Unterstützung der Dekanin u.a. bei der:

• Umsetzung von strategischen Aufgaben
• Strukturierten, evidenzbasierte Aufbereitung von komplexen Themenbereichen
• Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Teamsitzungen und Klausurtagungen
• Vorbereitung von Präsentationen sowie Pflege und konzeptionellen Weiterentwicklung Intranet- und Internetauftritts
• Mitwirkung bei abteilungsübergreifenden UKE-Projekten
• Eigenständige Bearbeitung der gesamten Korrespondenz (Posteingang/-ausgang, Fax- und E-Mailkommunikation) in deutscher und englischer Sprache
• Betreuung von Gästen und Besucher:innen
• Protokollführung bei Sitzungen und Meetings sowie Pflege themenbezogener Dokumentationen
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen für die Dekanin
• Terminmanagement inklusive Planung, Koordination und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
• Verwaltung des Bürobedarfs (Bestellung, Annahme und Ausgabe) sowie Ablage und Wiedervorlage des allgemeinen Schriftgutes

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
• Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
• Gute Englischkenntnisse
• Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände