Abteilung/Aufgabengebiet
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Leitungsassistenz (all genders) im Institut für Medizinische Biometrie und Epidemiologie
Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der administrativen Organisation des Instituts, koordinieren Termine, unterstützen die Institutsleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Ihre Aufgaben:
- Inhaltliche Zuarbeit und organisatorische Unterstützung bei den Leitungs- und Steuerungsaufgaben im Institut
- Eigenverantwortliche Koordination, Frist- und Terminüberwachung sowie formale Prüfung von Forschungsprojekten und Wahrnehmung der entsprechenden Kommunikation innerhalb des Instituts und mit den Antragstellern
- Selbstständige Anlage, Aktualisierung und Auswertung von Vorgängen im internen Projektmanagementsystem
- Überwachung des Budgets und der Drittmittel des Instituts
- Erledigung sämtlicher anfallender administrativer Aufgaben im Bereich Personal, wie z. B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge oder Vertragsverlängerungen in Abstimmung mit allen Beteiligten
- Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Sitzungen und Besprechungen, sowie Protokollführung
- Koordination und Organisation des Studierendenunterrichts im Institut
- Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen sowie Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Erstellung von Schreibarbeiten (in deutscher und englischer Sprache)
- Kalender- und Terminmanagement: Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, Verwaltung des Terminkalenders und Priorisierung von Terminanfragen
- Post- und E-Mail-Bearbeitung: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung eingehender Korrespondenz
Alle Tätigkeiten erfolgen in enger Abstimmung mit der Institutsleitung.
Profil/Qualifikationen
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen.
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- Personalrechts-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
- Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit vertraulichen Daten
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Stellenangebot und Perspektiven
- Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
