Sekretär:in Senior (all genders)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretär:in (Senior) (all genders) - Tages- und Poliklinik für Hör-, Stimm- und Sprachheilkunde

Die Klinik- und Poliklinik für Hör-, Stimm- und Sprachheilkunde deckt das gesamte Fachgebiet in seiner vollen Breite sowohl klinisch als auch in Lehre und Forschung ab. Gesucht wird hier ein:e tatkräftige:r Assistent:in, die/der die Klinikdirektion in den vielfältigen Belangen des Tagesgeschäfts effizient und nach modernen Massgaben unterstützt. 

• Unterstützung des Chefsekretariats und der Klinikleitung im Tagesgeschäft
• Terminmanagement inkl. Planung und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Gremiensitzungen
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Organisation von Dienstreisen sowie administrative Nachbereitung
• Unterstützung bei organisatorischen und strukturellen Projekten der Klinik
• Bearbeitung vertraulicher Personal- und Organisationsangelegenheiten
• Schnittstellenkommunikation zu Verwaltung, Funktionsbereichen und Ambulanzen
• Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
• Unterstützung der Klinikdirektion in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten
• Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und –erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung

Diese Position ist vorerst bis zum 30. April 2027 befristet zu besetzen. Die Position ist in Teilzeit zu besetzen (ca. 23 Stunden pro Woche)

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen/Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellte:n oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsnahe Ausbildung mit einschlägiger Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich.
• Hohe Kommunikationskompetenz sowie professionelles Auftreten
• Exzellente EDV-Kenntnisse (MS Office, MS Access, SAP, KIS (z.B. Soarian)
• Wünschenswert sind
  • Abrechnungskenntnisse in GOÄ und EBM, sowie DRG-Kenntnisse
  • Drittmittelverfahrenskenntnisse
  • Kenntnisse in der medizinischen Terminologie
  • sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • 10 Finger-Schreibsystem
• Personalrechtskenntnisse
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände